Datenschutzrichtlinie

1. Kurzüberblick

Kurzfassung: BYOK bedeutet, dass Sie Ihr eigenes Konto bei einem Anbieter und Ihren eigenen API-Key verwenden. Wir verkaufen Ihre Daten nicht, nutzen sie nicht für Werbung und trainieren mit Ihren Inhalten keine KI-Modelle, die Oriveo gehören. Inhalte verarbeiten wir nur, soweit dies für die von Ihnen gewählten Funktionen erforderlich ist.

• API-Keys: werden standardmäßig lokal gespeichert. Im Web und auf anderen serverseitigen Kompatibilitätswegen kann der Key für eine einzelne Anfrage übertragen werden, damit Oriveo sie an den von Ihnen gewählten Anbieter weiterleiten kann; wir speichern ihn nicht als Kontodatensatz.
• Chats und Anhänge: werden standardmäßig auf Ihrem Gerät gespeichert. Wenn Sie die Cloud-Synchronisierung aktivieren, werden Chatverläufe, Nachrichtentexte, Modellausgaben, der Denkprozess des Modells (sofern verfügbar) und Anhang-Metadaten über Firebase Firestore synchronisiert und dort in lesbarer Form gespeichert (keine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung). Anhangsdateien können für den geräteübergreifenden Zugriff in Firebase Cloud Storage hochgeladen werden.
• Weiterleitung an Anbieter: Die nativen Apps können sich bei vielen BYOK-Abläufen direkt mit den Anbietern verbinden. Die Web-App, Relay, Oriveo Free und einige Funktionen können Anfragen über Server von Oriveo leiten, etwa für Streaming, Kompatibilität, Kontingente oder Sicherheitskontrollen.
• Backups: Exportierte Backups können Chatdaten und Anhänge enthalten; das Backup selbst ist nicht verschlüsselt. API-Keys werden nur aufgenommen und verschlüsselt, wenn Sie dies ausdrücklich wählen und ein Passwort festlegen.
• Was wir nicht tun: Wir verkaufen keine personenbezogenen Daten, nutzen sie nicht für zielgerichtete Werbung und trainieren mit Ihren Inhalten keine Oriveo-eigenen Modelle.

2. Verantwortliche Stelle und Kontakt

Verantwortliche Stelle im Sinne der Datenschutzgesetze ist das Oriveo-Team.

• Betreibergesellschaft: Oriveo-Team
• Sitz / Korrespondenzadresse: kontaktieren Sie [email protected] für die jeweils geltenden Angaben zur Betreibergesellschaft und Postanschrift
• E-Mail für Datenschutz- und Betroffenenanfragen: [email protected]
• Allgemeiner Support: [email protected]

Wenn Sie sich im EWR, im Vereinigten Königreich oder in der Schweiz befinden, können Sie sich mit Fragen oder Beschwerden zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten jederzeit an uns oder an die zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde wenden.

3. Welche Informationen wir erheben

Wir erheben nur die Informationen, die für den Betrieb der Dienste und der von Ihnen genutzten Funktionen erforderlich sind. Dazu gehören insbesondere:

• Kontodaten: Über Firebase Authentication verarbeiten wir Ihre E-Mail-Adresse, Ihren Anzeigenamen, die URL Ihres Profilbilds und die Anmeldemethode (Google, Apple oder E-Mail-Einmalcode). Ihr Passwort speichern wir nicht; Einmalcodes per E-Mail werden über Resend versendet und verfallen in der Regel nach 10 Minuten.
• Daten der Cloud-Synchronisierung (falls aktiviert): Firebase Firestore speichert und synchronisiert Chatverläufe, Nachrichtentexte, Modellausgaben, den Denkprozess (sofern verfügbar), Zeitstempel, Ordner, Skill-Verzeichnisdaten, Gedächtnis-Texte, Einstellungen, Nutzungsstatistiken, Modell- und Anbieter-Metadaten, Anhang-Metadaten, Vorschaubilder und Speicherverweise.
• Anhänge (soweit Synchronisierung oder Anhangzugriff dies erfordern): Bilder, PDFs und andere Dateien können in Ihren Kontobereich in Firebase Cloud Storage hochgeladen werden, damit Sie von mehreren Geräten darauf zugreifen können; Sie können sie jederzeit löschen.
• BYOK-Weiterleitungsdaten: Um Modellanfragen auszuführen, werden Prompts, Anhänge, Modellauswahl, API-Keys und Antworten von dem KI-Anbieter verarbeitet, den Sie wählen. In der Web-App, bei Relay und auf einigen Kompatibilitätswegen kann dieser Datenverkehr als vorübergehender Weiterleitungsschritt über Server von Oriveo laufen.
• Wissensdateien für Skills: Wenn Sie Wissensdateien für einen Skill hochladen, kann unser Backend sie an OpenAI Vector Store weitergeben, um die Suche darin zu ermöglichen; die Originaldateien und Vektoren werden nur innerhalb Ihres Kontos verwendet.
• Technische und Gerätedaten: IP-Adresse, ungefährer Standort auf Basis der IP-Adresse, Gerätemodell, Betriebssystemversion, App-Version, Sprache und Zeitzone – zur Missbrauchsabwehr, Ratenbegrenzung, Fehleranalyse und Einhaltung gesetzlicher Vorgaben.
• Fehler- und Leistungsdiagnose: Über Sentry können wir Stacktraces nicht abgefangener Ausnahmen, Breadcrumbs, Ihre aktuelle Nutzerkennung (Firebase UID) und Geräte-Fingerprints erhalten. Diese Aufzeichnungen können mit Ihrem Konto verknüpft sein und sind nicht vollständig anonym; Sie können die Diagnose unter „Einstellungen -> Datenschutz“ ausschalten.
• Betriebsaufzeichnungen für Oriveo Free: Wenn Sie das Gratis-Kontingent nutzen, werden Anfragen über Server von Oriveo an vorgelagerte Modellanbieter weitergeleitet. Wir bewahren nur die Aufzeichnungen auf, die für Kontingente, Missbrauchsabwehr, Stabilität, Meldungen und Audits nötig sind. Die Nachrichteninhalte normaler Free-Chats werden standardmäßig nicht als Chatprotokoll gespeichert, bei der Übertragung aber verarbeitet.
• Sicherheitsdaten des Admin-Bereichs: Wenn sich Administratoren anmelden, können wir Cloudflare Turnstile einsetzen, um menschlichen Zugriff zu prüfen, und die zugehörigen Anmeldeereignisse protokollieren.

4. Welche Informationen wir nicht erheben (BYOK-Zusage)

Im BYOK-Modus ist Oriveo darauf ausgelegt, möglichst wenig zu speichern. Je nach Funktion und Plattform können dennoch folgende Daten verarbeitet werden:

• API-Keys werden standardmäßig lokal gespeichert; im Web oder auf serverseitigen Kompatibilitätswegen können sie ausschließlich übertragen werden, um die Anfrage an den gewählten Anbieter auszuführen, und werden nicht als Kontodatensatz gespeichert.
• Prompts, Chatkontext, Anhänge und Modellantworten werden an den von Ihnen gewählten KI-Anbieter gesendet, damit das Modell eine Antwort erzeugen kann.
• In der Web-App, bei Relay, Oriveo Free und bestimmten Kompatibilitäts- oder Streaming-Abläufen können Anfragen und Antworten vorübergehend über Server von Oriveo laufen.
• Wenn die Cloud-Synchronisierung aktiviert ist, werden Chatverlauf, Nachrichtentexte, Modellausgaben, der Denkprozess (sofern verfügbar) und Anhang-Metadaten über Firebase Firestore synchronisiert; Anhangsdateien können in Firebase Cloud Storage hochgeladen werden.
• Wenn Sie ein Backup exportieren oder wiederherstellen, kann die Backup-Datei Chats und Anhänge enthalten. API-Keys sind nur enthalten, wenn Sie diese Option wählen und sie mit einem Passwort schützen.

5. Wie wir Daten nutzen und auf welcher Rechtsgrundlage

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur für die folgenden Zwecke und, soweit anwendbar, auf Grundlage der DSGVO, der UK-DSGVO, des CCPA/CPRA und vergleichbarer Gesetze:

• Bereitstellung und Betrieb der Dienste (Anmeldung, Cloud-Sync, geräteübergreifender Zugriff) auf Grundlage der Vertragserfüllung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
• Fehleranalyse und Produktverbesserung (Fehlerprotokolle, Crash-Stacks, aggregierte Nutzungskennzahlen) auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an Stabilität und Weiterentwicklung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
• Missbrauchsschutz, Kontingentverwaltung und Sicherheit (Ratenbegrenzung, CAPTCHA, Erkennung verdächtiger Anmeldungen, Kontingentprüfung bei Oriveo Free, Betrugsprävention) auf Grundlage berechtigter Interessen und gesetzlicher Pflichten gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. c und f DSGVO.
• Bereitstellung von Oriveo Free (Weiterleitung von Anfragen, Berechnung von Kontingenten, Bearbeitung von Beschwerden) auf Grundlage der Vertragserfüllung.
• Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen (Gerichtsanordnungen, behördliche Anfragen, Betroffenenrechte) auf Grundlage gesetzlicher Pflichten.
• Kommunikation zu Sicherheitsvorfällen, Produktänderungen und wesentlichen Mitteilungen auf Grundlage der Vertragserfüllung oder berechtigter Interessen.

Wir werden nicht:

• Ihre personenbezogenen Daten verkaufen oder vermieten;
• Ihre personenbezogenen Daten für zielgerichtete Werbung oder Werbeprofile nutzen;
• Ihre Inhalte zum Training eigener KI-Modelle von Oriveo verwenden.

6. Drittdienste und Datenweitergabe

Zum Betrieb der Dienste geben wir nur die jeweils erforderlichen Daten an folgende Unterauftragsverarbeiter und Dienstleister weiter:

• Google Firebase (Authentication / Firestore / Cloud Storage / Hosting) – Kontodaten, Synchronisierungsdaten einschließlich Chatverläufen und Nachrichteninhalten bei aktivierter Synchronisierung, Anhang-Metadaten, Anhangsdateien und Hosting-Daten.
• Sentry – Fehler- und Leistungsdiagnose.
• Resend – Empfänger-E-Mail-Adressen und Einmalcodes für die Anmeldung.
• Cloudflare – Netzwerk-Metadaten, IP-Adressen, Sicherheitskontrollen und Turnstile für den Admin-Bereich.
• OpenAI – Nutzung des Vector Store für Wissensdateien von Skills und, soweit zutreffend, weitergeleitete Modellanfragen.
• Von Ihnen gewählte KI-Anbieter – Prompts, Anhänge, Chatkontext, Modellauswahl und Antworten, soweit für BYOK- oder Relay-Modellaufrufe erforderlich. Je nach Plattform und Funktion sendet der Client die Anfrage direkt, oder sie wird über Kompatibilitätsendpunkte von Oriveo weitergeleitet.
• Vorgelagerte Anbieter von Oriveo Free – Prompts und Chatkontext, die für Antworten im Gratis-Kontingent erforderlich sind.
• Vorgelagerte Modellanbieter von Oriveo AI – Prompts und Chatkontext, die für Antworten im kostenpflichtigen gehosteten Dienst Oriveo AI erforderlich sind; die Anfragen werden dabei über Server von Oriveo an die vorgelagerten Modellanbieter weitergeleitet.

Jeder dieser Anbieter hat eigene Datenschutzrichtlinien und Regeln zur Datenverarbeitung. Es liegt in Ihrer Verantwortung, diese zu prüfen, einschließlich etwaiger Opt-out-Einstellungen für die Nutzung von Trainingsdaten. Außerhalb der oben genannten Fälle und gesetzlicher Pflichten verkaufen, vermieten oder übermitteln wir Ihre personenbezogenen Daten nicht zu Werbezwecken.

7. Internationale Datenübermittlungen

Unsere Cloud-Infrastruktur (unter anderem Firebase, Sentry und Cloudflare) läuft in mehreren Regionen weltweit. Wenn Sie die Dienste außerhalb der jeweiligen Serverregion nutzen, kann es zu grenzüberschreitenden Datenübermittlungen kommen. Dafür nutzen wir die folgenden Mechanismen:

• Nutzer im EWR / Vereinigten Königreich / in der Schweiz: Übermittlung in Drittländer auf Grundlage der von der Europäischen Kommission genehmigten Standardvertragsklauseln (SCCs) sowie ergänzender Schutzmaßnahmen.
• Nutzer in anderen Regionen: Umsetzung der jeweils lokal geltenden Anforderungen für internationale Datentransfers.

Wenn Sie weitere Informationen über den jeweiligen Übermittlungsmechanismus wünschen, wenden Sie sich bitte an [email protected].

8. Speicherfristen und Sicherheitsmaßnahmen

Speicherfristen:

• Kontodaten: für die Dauer Ihres Kontos und bis zu 30 Tage nach der Löschung, um versehentliche Löschungen rückgängig machen zu können;
• Daten der Cloud-Synchronisierung, synchronisierte Nachrichteninhalte, Anhang-Metadaten, Anhangsdateien und Wissensdateien: bis Sie diese löschen, die betreffenden Daten deaktivieren bzw. entfernen oder Ihr Konto schließen, vorbehaltlich der Aufbewahrung in technischen Backups;
• Kontingent-, Missbrauchsschutz- und Auditaufzeichnungen von Oriveo Free: bis zu 180 Tage, sofern aus Sicherheits-, Rechts- oder Streitgründen keine längere Frist erforderlich ist;
• Angaben aus von Nutzern eingereichten Meldungen: bis zu 180 Tage, sofern eine längere Frist nicht zur Beilegung einer Streitigkeit, zur Durchsetzung der Bedingungen oder zur Einhaltung gesetzlicher Pflichten erforderlich ist;
• Fehlerprotokolle in Sentry: bis zu 90 Tage;
• Anmeldeprotokolle des Admin-Bereichs: bis zu 12 Monate;
• Einmalcodes: 10 Minuten bzw. sofortiger Verfall nach erfolgreicher Prüfung;
• gesetzlich aufzubewahrende Daten: für die jeweils gesetzlich vorgeschriebene Dauer.

Sicherheitsmaßnahmen:

• Verschlüsselung bei der Übertragung: Alle Verbindungen zwischen Client und Server nutzen TLS 1.2 oder höher.
• Verschlüsselung im Ruhezustand: Die Serverinfrastruktur verschlüsselt gespeicherte Daten. Exportierte Backup-Dateien können enthaltene API-Keys mit AES-256 verschlüsseln, wenn Sie ein Passwort festlegen.
• Schutz der API-Keys auf dem Gerät: iOS-Schlüsselbund bzw. Android Keystore in den nativen Apps; im Web Browserspeicher, der durch die Same-Origin-Policy abgeschottet ist.
• Zugriffskontrollen: Interner Zugriff folgt dem Prinzip der minimalen Rechtevergabe, sensible Vorgänge werden protokolliert.
• Benachrichtigung bei Datenschutzverletzungen: Wenn eine Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten voraussichtlich ein hohes Risiko für Sie birgt, bemühen wir uns, Sie innerhalb von 72 Stunden per E-Mail oder In-App-Hinweis zu informieren, und benachrichtigen, soweit erforderlich, die zuständige Aufsichtsbehörde.

9. Ihre Datenschutzrechte

Soweit nach anwendbarem Recht vorgesehen, insbesondere nach DSGVO, UK-DSGVO und CCPA/CPRA, stehen Ihnen folgende Rechte zu:

• Auskunft und Kopie: Über „Einstellungen → Backup → Exportieren“ können Sie Ihre Daten als ZIP-Backup exportieren. Das Backup ist nicht verschlüsselt; API-Keys sind nur enthalten, wenn Sie dies wählen, und werden dann mit einem von Ihnen festgelegten Passwort verschlüsselt.
• Berichtigung: Sie können änderbare Angaben selbst in den Kontoeinstellungen aktualisieren; für andere Felder kontaktieren Sie uns bitte per E-Mail.
• Löschung: Über „Einstellungen → Konto → Konto löschen“ können Sie sämtliche serverseitig zugeordneten Daten entfernen; einzelne Protokolle bleiben nur innerhalb der jeweils geltenden Speicherfrist bestehen.
• Datenübertragbarkeit: Export in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format.
• Einschränkung oder Widerspruch: Sie können Diagnoseübermittlung ausschalten, Cloud-Sync deaktivieren oder Ihr Konto jederzeit stilllegen.
• Widerruf einer Einwilligung: Soweit eine Verarbeitung auf Einwilligung beruht, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.
• Automatisierte Entscheidungsfindung: Wir treffen keine Entscheidungen, die Ihnen gegenüber rechtliche oder ähnlich erhebliche Wirkungen entfalten, ausschließlich auf Grundlage automatisierter Verarbeitung; die Kontingentberechnung von Oriveo Free ist eine betriebliche Missbrauchsschutzmaßnahme und kein Profiling. Soweit Ihnen das anwendbare Recht entsprechende Rechte gewährt, können Sie sie unter [email protected] ausüben.
• Beschwerderecht: Nutzer im EWR oder Vereinigten Königreich können sich an ihre Datenschutzaufsichtsbehörde wenden; Nutzer in Kalifornien an den Generalstaatsanwalt (Attorney General) von Kalifornien.
• Kein Verkauf und keine Weitergabe personenbezogener Daten; keine Benachteiligung (Kalifornien): Wir verkaufen Ihre personenbezogenen Daten nicht und geben sie nicht für kontextübergreifende verhaltensbezogene Werbung weiter, wie diese Begriffe im CCPA/CPRA definiert sind. Wir benachteiligen Sie nicht, wenn Sie eines dieser Rechte ausüben.

Antwortfrist: Wir beantworten verifizierbare Anfragen grundsätzlich innerhalb von 30 Tagen. Soweit nach anwendbarem Recht zulässig, können wir diese Frist bei komplexen oder zahlreichen Anfragen verlängern und informieren Sie über jede Verlängerung und deren Gründe.

10. Cookies und lokaler Speicher

Auf der Oriveo-Website und in der Web-App nutzen wir nur solche Speichertechnologien, die für Funktion und Sicherheit erforderlich sind; nicht für Werbetracking oder seitenübergreifendes Profiling:

• Unbedingt erforderlich (nicht deaktivierbar): Firebase-Auth-Session-Cookies, CSRF-Schutz-Tokens und JWT-Cookies für den Admin-Bereich.
• Funktional: Einstellungen zu Design, Sprache und Layout, Entwürfe von Chats sowie zwischengespeicherte Modellmetadaten in IndexedDB des Browsers oder einem vergleichbaren lokalen Speicher.
• Sicherheit: Cloudflare Turnstile für Mensch-/Bot-Prüfung im Admin-Bereich und DDoS-Schutz-Tokens von Cloudflare.
• Analyse: Wir nutzen PostHog, gehostet in der Europäischen Union (eu.i.posthog.com), für datenschutzbewusste First-Party-Produktanalysen. Erfasst werden nur Aktionen, die Sie ausführen, etwa Klicks auf Schaltflächen; Sitzungsaufzeichnung, Autocapture und Umfragefunktionen sind deaktiviert, und PostHog speichert lediglich eine anonyme Kennung in Ihrem Browser. Diese Analysen werden niemals für Werbung oder seitenübergreifendes Tracking verwendet. Sie können widersprechen, indem Sie Cookies und lokalen Speicher in den Einstellungen Ihres Browsers blockieren.

Wir verwenden keine Werbe-Cookies von Drittanbietern, seitenübergreifenden Tracking-Pixel oder Werbetechnologie-Skripte. Sie können Cookies in Ihrem Browser löschen oder blockieren; das kann jedoch die Anmeldung oder einzelne Funktionen beeinträchtigen.

11. Datenschutz von Kindern

Die Dienste richten sich nicht an Kinder unter 13 Jahren (oder das höhere Mindestalter, das in Ihrer Rechtsordnung gilt, etwa 16 Jahre in Teilen des EWR). Nutzer unter dem anwendbaren Alter dürfen die Dienste nur mit Einwilligung und unter Aufsicht eines Elternteils oder gesetzlichen Vormunds nutzen.

Wir erheben wissentlich keine personenbezogenen Daten von Kindern unterhalb des jeweils zulässigen Alters. Wenn Sie als Elternteil oder Sorgeberechtigte vermuten, dass uns entsprechende Daten vorliegen, kontaktieren Sie bitte umgehend [email protected]; wir löschen die betreffenden Daten nach Prüfung unverzüglich.

12. Änderungen dieser Richtlinie und Kontakt

Änderungen: Wir können diese Datenschutzrichtlinie von Zeit zu Zeit anpassen, um Änderungen an Produkt, Technik, Betrieb oder Rechtslage abzubilden. Bei wesentlichen Änderungen informieren wir Sie vor Inkrafttreten per In-App-Hinweis, E-Mail oder gut sichtbarem Hinweis auf unserer Website und aktualisieren das Datum „Letzte Aktualisierung“. Wenn Sie die Dienste nach Inkrafttreten weiter nutzen, gilt das als Zustimmung zur aktualisierten Richtlinie. Wenn Sie nicht einverstanden sind, können Sie die Nutzung beenden und Ihr Konto löschen.

Kontakt:

• Datenschutz- und Betroffenenanfragen: [email protected]
• Allgemeiner Produktsupport: [email protected]
• Rechtliche Anfragen: [email protected]

Wir bemühen uns, alle Anfragen innerhalb einer angemessenen Frist zu beantworten.

13. Library-Verbindungen und Dokumentabruf

Wenn Sie Notion oder Google Drive / Google Docs verbinden, speichert Oriveo das OAuth-Token in verschlüsselter Form, um in Ihrem Auftrag auf diese Quellen zugreifen zu können. Wir greifen nur darauf zu, wenn Sie in Library eine Suche starten, Inhalte auflisten oder lesen lassen oder einen Rechercheschritt bestätigen. Der angeforderte Dokumenttext wird nur für diesen Vorgang über den Oriveo-Server weitergeleitet; wir indexieren ihn nicht vorab, legen keine Vektordatenbank an und speichern den Dokumentinhalt nicht als dauerhaften Datensatz. Der Text wird nur im Rahmen des von Ihnen gestarteten oder bestätigten Rechercheablaufs an das Modell gesendet, das Sie gerade verwenden. Kurzlebige Caches dienen ausschließlich der Ausführung von Library-Vorgängen und werden gelöscht, sobald sie ablaufen oder Sie die Quelle trennen. Wenn Sie die Verbindung trennen oder den Zugriff widerrufen, endet jeder weitere Zugriff sofort, und das gespeicherte Token sowie der zugehörige Cache werden gelöscht. Library-Inhalte werden weder für Training noch für Werbung oder Analysen verwendet.

Speziell für Google Drive und Google Docs gilt: Das Modell, das den Dokumenttext erhält, stammt von einem Drittanbieter, den Sie selbst auswählen und mit Ihrem eigenen API-Key verbinden; dieser Anbieter verarbeitet den Text nach seinen eigenen Bedingungen. Nutzen Sie stattdessen ein von Oriveo gehostetes Modell (Oriveo AI oder Oriveo Free), wird der Dokumenttext über den gehosteten Modelldienst von Oriveo an den vorgelagerten Modellanbieter weitergeleitet, der dieses Modell bereitstellt; auch dieser verarbeitet den Text nach seinen eigenen Bedingungen. Die Nutzung von Informationen, die Oriveo über Google-Workspace-APIs erhält, entspricht der Google API Services User Data Policy einschließlich der Anforderungen an die eingeschränkte Nutzung (Limited Use). Wir verwenden diese Informationen nicht, um allgemeine KI- oder Machine-Learning-Modelle zu entwickeln, zu verbessern oder zu trainieren.